Als eigenaar van een bedrijf, zul je hoogstwaarschijnlijk ook e-mails versturen naar je klanten. Bijvoorbeeld nieuwsbrieven of aanbiedingen van (nieuwe) producten of diensten. Dit kun je doen via een standaard programma als Mailblue. Maar wat zijn de regels met betrekking tot de Europese privacywet, als het gaat om het versturen van nieuwsbrieven? Ik vertel het je in deze blog.
Nieuwsbrief versturen toegestaan?
Ook met de AVG is het nog toegestaan om nieuwsbrieven te versturen. Wel moet er onderscheid worden gemaakt tussen klanten en niet-klanten. Het beste zou daarom zijn gebruik te maken van een dubbele opt-in. Websitebezoekers kunnen zich dan zelf aanmelden voor jouw mailinglist. Via een bevestigingsmail, moet deze bezoeker dan nogmaals bevestigen dat ze jouw nieuwsbrief willen ontvangen. Zo kan er tevens geen misbruik worden gemaakt van e-mailadressen. Bewaar deze opt-in goed. Je moet bewijs kunnen aanleveren, wanneer hiernaar gevraagd wordt.
Daarnaast is het raadzaam om in je privacy reglement op te nemen dat je nieuwsbrieven en andersoortige mails verstuurd. Dit is de zogenoemde informatieplicht. Ook is het verplicht een mogelijkheid aan te bieden waarbij mensen zich ook weer van je mailinglist kunnen uitschrijven. Wanneer deze persoon dit doet, mag je geen nieuwe e-mails naar dat mailadres sturen.
Klanten en niet-klanten
Onder klanten verstaan we mensen met wie je een betaalrelatie hebt. Zij hebben dus daadwerkelijk al eens een product of dienst bij jou gekocht en staan daarom in jouw mailingbestand. Naar hun mag je mails versturen, ook met suggesties van producten en diensten die lijken op wat zij reeds hebben gekocht. Tenzij ze specifiek hebben aangegeven dit niet te willen.
Voor niet-klanten zijn de regels strenger. Zij moeten je daadwerkelijk (schriftelijk) toestemming geven voor het sturen van mails. Er moet daarbij duidelijk aangegeven worden, waarvoor de niet-klant toestemming geeft.
In de meeste gevallen is het gewoon het beste dat je toestemming hebt om de mails te versturen. Ook van je klanten. Op die manier weet je zeker dat je niet voor vervelende verrassingen komt te staan. Bovendien mag je niet zomaar reclame maken via de mail, wanneer je hier geen toestemming voor hebt.
Echter is het niet toegestaan om bij een weggever te eisen dat mensen zich inschrijven voor je nieuwsbrief. Het is natuurlijk een simpele manier om je lijst te doen groeien, maar ook dan moet er de mogelijkheid zijn om aan te geven dat je de nieuwsbrieven niet wilt ontvangen.
Wat is de toestemmingseis?
Er zijn een aantal punten die je moet benoemen wanneer je om toestemming vraagt voor het versturen van mails. Denk hierbij aan de frequentie waarop je mails verstuurt, maar ook door wie de mails worden gezonden. Daarnaast moet je aangeven welke informatie het betreft, op welke manier de communicatie zal verlopen en waar de ontvanger terecht kan voor meer informatie. Dit kan bijvoorbeeld je privacyreglement zijn.
Inhoud van de nieuwsbrief
Naast dat er toestemming moet worden gegeven, zijn er ook regels rondom de inhoud van de nieuwsbrief. Zo moet je duidelijk kenbaar maken wanneer iets reclame is. Dit kan bijvoorbeeld al door het in de onderwerpregel te benoemen. Het moet duidelijk zijn wie de nieuwsbrief heeft verzonden en hoe de ontvanger met die partij in contact kan komen.
Ook moet je je bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, btw-nummer en KvK-nummer vermelden. Dit kan ook door een hyperlink in te voegen die naar de contactpagina van je website leidt. Daarnaast moeten prijzen duidelijk vernoemd worden bij het aanprijzen van producten of diensten. Daarbij is het belangrijk te vermelden of deze prijzen inclusief, of exclusief, btw zijn.
Elektronische contactgegevens bewaren
Ook voor deze toestemming en de bijbehorende contactgegevens geldt dat ze niet oneindig bewaard mogen worden. Er moet hiervoor een bewaartermijn komen en gecommuniceerd worden in het privacyreglement. Echter is er geen wettelijke bewaartermijn. Binnen het vrijstellingsbesluit bij de Wet bescherming persoonsgegevens, wordt er uitgegaan van 1 jaar na het verbreken van de relatie tussen de ontvanger en verzender.