Creditnota
Wanneer het factuurbedrag niet klopt, mag je een factuur niet zomaar opnieuw maken. Je moet dan een creditnota opstellen. Dit geldt ook wanneer je onterecht btw hebt berekend of het verkeerder tarief toepast. Hierop staat een negatief bedrag, om het bedrag op je nieuwe factuur mee te verminderen. Samen met je factuur vormt deze creditnota de eindfactuur.

Wat je ook kunt doen is de oude factuur volledig crediteren. Dan vervalt de factuur. Daarna kun je een nieuwe factuur opstellen, waarop alles wel klopt. De eerste factuur, met creditnota moeten apart worden verwerkt. Bij een creditnota nummer je gewoon verder en verander je ‘factuur’ naar ‘creditfactuur’. Bij de meeste boekhoudprogramma’s gaat dit vanzelf en is het heel eenvoudig te fixen. In de begeleidende brief kun je verwijzen naar het oorspronkelijke factuurnummer en welk deel gecrediteerd wordt of dat de hele factuur komt te vervallen.

Debetnota
Andersom kan het ook gebeuren dat je te weinig hebt gefactureerd. In dat geval stel je een debetnota op. Dit houdt een verhoging van de eerste factuur in. De klant hoeft niet zomaar akkoord te gaan en kan hier tegenin gaan. Evenals bij ‘gewone’ facturen. Stuur altijd een bericht mee waarin je uitlegt waarom de factuur gewijzigd is. En pas het woord ‘factuur’ aan naar ‘herziene factuur’. Achter het factuurnummer, deze blijft hetzelfde als in de oorspronkelijke factuur, zet je een H van herzien. Door de wijzigingen te markeren, zijn deze in een opslag duidelijk.

Btw op de factuur
Klopt het btw-bedrag of btw-nummer op je factuur niet? Dan mag deze officieel niet worden afgetrokken. Dit heeft invloed op je btw-aangifte. In dat geval kun je beter een nieuwe, juiste factuur sturen. Doe je dit niet, dan loop je het risico op een verzuimboete. Dit kan tot in de duizenden euro’s lopen.

Als ‘niet verzonden’ beschouwen
Kom je al snel na het versturen achter de fout, dan kun je de klant contacteren en vragen de factuur als ‘niet verzonden’ te beschouwen. Bevestig dit akkoord dan allebei per mail. Op dat moment kun je een nieuwe factuur gaan versturen.

Late klacht
Is je klant het niet eens met een factuur, dan is er de klachtplicht welke je kunt opnemen in je algemene voorwaarden. Laat je klant dit niet tijdig weten, dan gaat hij of zij dus automatisch akkoord met de factuur die er ligt. Het is echter beter het niet zover te laten komen, en zelf de factuur te corrigeren, ook wanneer je klant niet binnen de klachttermijn klaagt. Wanneer een klant de fout zelf ontdekt, blijft betaling namelijk snel uit.

Boetes
Als je volgens de Belastingdienst verplicht bent facturen te versturen, is het belangrijk dat deze compleet en juist zijn. Zo niet, dan loop je het risico op een boete. Maar wat staat er dan op een juiste factuur?

Je benoemt de volgende punten:
• Een kloppende naam, bedrijfsnaam, adresgegevens van de klant
• Omschrijving van het afgenomen artikel en de hoeveelheid of de afgenomen dienst
• Het totaalbedrag, het juiste btw tarief en het btw bedrag
• Je bedrijfsgegevens
• Je btw-ID en kvk-nummer
• Je rekeningnummer
• De factuurdatum
• Een opvolgend factuurnummer

Krijg je zelf een factuur die niet aan de wettelijke eisen voldoet? Betaal dan niet en neem contact op met de ondernemer om naar een juiste factuur te vragen.