Wanbetalers: particulieren
Het kan gebeuren dat het betalen van een rekening er, hoe vervelend ook, even bij inschiet. Of dat er om wat voor een reden dan ook even geen mogelijkheid is om direct te betalen. Bij wet is vastgelegd dat particulieren, na een herinnering, nog 2 weken de tijd moeten krijgen om een rekening te betalen. Dit zonder dat er incassokosten of extra kosten worden doorberekend. Neem in je algemene voorwaarden je betalingstermijn en betalingswijze op, zo kunnen er geen misverstanden ontstaan. Maar ook de hoogte van de incassokosten kun je hierin vermelden. Bij particuliere gelden de wettelijke incassokosten, dus daar dien je je aan te houden.
Stappenplan: particulieren
1. Stuur de factuur direct na levering van je dienst(en) en/of product(en).
2. Is de betalingstermijn verstreken? Check even goed of je niet toch betaald hebt gekregen, maar deze misschien over het hoofd hebt gezien.
3. Heb je écht geen betaling ontvangen? Dan stuur je een 1e herinnering (de WIK-brief of ook wel de 14-dagen brief genoemd). Zorg ervoor dat je rustig en vriendelijk aangeeft dat de factuur nog niet betaald is (bijvoorbeeld: ‘wellicht is de factuur aan je aandacht ontsnapt, zou je ervoor willen zorgen dat…). Je geeft de klant dan nog 14 dagen om te betalen. Hier mogen geen extra kosten bij zitten.
4. Mocht je na 14 dagen na het sturen van de 1e herinnering nog steeds geen contact/betaling gehad hebben, kun je de klant een 2e herinnering of aanmaning sturen. Je geeft de klant dan bijvoorbeeld nog 7 dagen om te betalen. Je geeft duidelijk aan dat als er niet betaald wordt, er daarna (na die 7 dagen dus) kosten in rekening worden gebracht. Ook geef je de hoogte van die kosten aan.
5. Is er na die 2e herinnering/aanmaning nog steeds niets betaald? Dan kun je zelf een incassobrief sturen of dan is het tijd om mij te bellen!
Wanbetalers: bedrijven
Gek genoeg is het te volgen stappenplan makkelijker wanneer een bedrijf niet op tijd betaalt. Hier zijn namelijk geen wettelijke regels aan verbonden. Zij zijn van rechtswege in verzuim wanneer zij niet betalen. In je algemene voorwaarden neem je de incassokosten op. Je hoeft je niet te houden aan de wettelijke staffel die wel geldt bij particulieren en dus mag je de hoogte van de incassokosten aanpassen en verhogen. Hierbij geldt nog steeds minimaal €40 maar maximaal €6775.
Stappenplan: bedrijven
1.Stuur de factuur direct na levering van je dienst(en) en/of product(en).
2. Is de betalingstermijn verstreken? Check even goed of je niet toch betaald hebt gekregen, maar deze over het hoofd hebt gezien.
3. Als je geen betaling hebt gehad, stuur je een 1e herinnering. Zorg ervoor dat je rustig en vriendelijk aangeeft dat de factuur nog niet betaald is (bijv.: ‘wellicht is de factuur aan je aandacht ontsnapt, zou je ervoor willen zorgen dat…). Je geeft de klant dan nog 7 dagen om te betalen. Dit ter mijn is dus de helft korter dan bij particulieren.
4. Mocht je na 7 dagen na het sturen van de 1e herinnering nog steeds geen contact/betaling gehad hebben, kun je de klant een 2e herinnering sturen. Je geeft de klant dan bijv. nog 5 dagen om te betalen. Zelf stuur ik dan ook altijd even een WhatsApp bericht, dat is vaak tocht net even een korter ‘lijntje’ met de klant dan via de e-mail.
5. Is er na die 2e herinnering en/of het appje nog steeds niets betaald? Dan is het tijd voor de incassobrief of om mij te bellen!
Wat zijn de verschillen dan?
Zo zie je maar dat de verschillen eigenlijk maar heel klein zijn, maar dus wel van groot belang. Geef je jouw particuliere klant niet eerst ‘kosteloos’ 14 dagen de tijd om alsnog te betalen en ga je uiteindelijk over tot dagvaarden? Dan kan dit de nodige problemen opleveren. Ook het rekenen van te hoge incassokosten is niet handig. Bedrijven zijn eigenlijk vanaf dag 1 na het niet-betalen van de factuur in gebreke en zou je ze in theorie al incassokosten kunnen doorberekenen, maar dit komt natuurlijk de klantrelatie niet ten goede.
Twijfel je over de juiste stap? Stuur me dan even een berichtje!
