Zodra je je bedrijf inschrijft in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, krijg je een KvK-nummer. Dit is een 8-cijferig nummer dat laat zien dat je officieel staat ingeschreven.
Formeel gezien heb je dan een bedrijf. Maar moet je dit nummer op je website zetten? En wat moet je met dat BTW-nummer?
Communicatie
Met je klanten wissel je veel communicatie uit op verschillende manieren. Tegenwoordig gebeurt dit steeds meer digitaal. Toch brengen deze verschillende manieren van communicatie ook nieuwe regeltjes met zich mee. Bijvoorbeeld wanneer je verplicht bent om bepaalde gegevens te vermelden.
KvK-nummer
Je KvK-nummer moet je op alle uitgaande documenten vermelden. Denk hierbij aan:
• Brieven
• Orders
• Facturen
• Offertes
• Overige aankondigingen
Er zijn ook uitzonderingen, want je hoeft je KvK-nummer niet te vermelden op correspondentie aan:
• Verenigingen en stichtingen zonder onderneming
• Verengingen van eigenaars
• Overheden
• Kerkgenootschappen
• Reclame-uitingen
Wanneer je vanuit je onderneming per mail communiceert of een website hebt, moet je wel je KvK-nummer vermelden. Zet dus, naast je handelsnaam, ook je KvK-nummer in de handtekening van je mail.
Naast een KvK-nummer krijg je, zodra je je bij de KvK aanmeld, ook een BTW-ID nummer van de Belastingdienst. Zo weet de Belastingdienst je ook altijd te vinden.
BTW-ID nummer
Naar klanten die een rechtspersoon zijn moet je altijd je btw-nummer vermelden, maar naar consumenten hoeft dit niet. Dit geldt echter niet wanneer je klanten voor minimaal 80% uit ondernemers bestaat. Dan moet je altijd je btw-nummer opgeven. Dit moet gebeuren voordat er een product of dienst bij jou wordt afgenomen. In tegenstelling tot het KvK-nummer, hoeft dit btw-nummer niet op briefpapier en reclamemateriaal gezet te worden.
Wetmatig moet je btw-nummer makkelijk en altijd te vinden zijn voor iedereen die een dienst van je afneemt. Dit moet onder andere op je website gebeuren. Daarnaast zijn er nog een aantal extra mogelijkheden:
• Zelf verstrekken aan (potentiële) klanten.
• Plaatsen op de plek waar de dienst wordt verricht of waar het contract wordt afgesloten.
• Elektronisch toegankelijk maken, waarbij je zelf de URL deelt.
• Vermelden in een informatiedocument, waarin de diensten worden beschreven, die je zelf aan de klant verstrekt.