Een fout op mijn factuur, wat nu?
Heb je per ongeluk een foutje gemaakt op je factuur? Geen paniek, dat kan de beste overkomen. Of je nu een verkeerd bedrag hebt vermeld, een typefout hebt gemaakt in de bedrijfsgegevens van je klant, of per ongeluk de verkeerde btw hebt berekend—het is allemaal op te lossen.
⚠️ Maar let op: een fout op je factuur betekent niet dat je deze zomaar mag aanpassen of verwijderen.
Er zijn specifieke regels waar je je aan moet houden om je administratie kloppend en juridisch correct te houden. Geen zorgen, ik leg je stap voor stap uit hoe je dit op de juiste manier aanpakt, zodat jij zonder gedoe verder kunt met ondernemen!
Factuur al verstuurd? Dit moet je weten
Als je de factuur al naar je klant hebt gestuurd en je ontdekt daarna een fout, mag je deze niet zomaar aanpassen en opnieuw versturen. 🔄 De Belastingdienst vereist dat elke factuur uniek is en dat de nummering opeenvolgend is. Het simpelweg wijzigen van een verzonden factuur kan leiden tot dubbele factuurnummers of gaten in je administratie, en dat is een no-go.
Creditnota: jouw redder in nood
Staat er een te hoog bedrag op de factuur of heb je onterecht btw berekend? Dan is een creditnota de oplossing. Dit is een document met een negatief bedrag dat de oorspronkelijke factuur (gedeeltelijk) tenietdoet. Zo blijft je administratie kloppend en voldoe je aan de eisen van de Belastingdienst.
💡 Hoe stel je een creditnota op?
- Nieuw factuurnummer: Geef de creditnota een eigen, opvolgend nummer in je administratie.
- Verwijzing: Vermeld duidelijk naar welke factuur (nummer en datum) je verwijst.
- Negatief bedrag: Noteer het bedrag dat je wilt corrigeren als negatief.
- Reden van correctie: Leg kort uit waarom de creditnota wordt verstuurd.
De meeste boekhoudprogramma’s hebben hiervoor handige templates, dus maak daar vooral gebruik van. 🧾✨
Debetnodta: als je te weinig hebt gefactureerd
Heb je per ongeluk een te laag bedrag gefactureerd? 😅 Dan kun je een aanvullende factuur sturen voor het resterende bedrag. Dit wordt ook wel een debetnota genoemd. Let op: de klant is niet verplicht hiermee akkoord te gaan, dus communiceer duidelijk over de reden van deze aanvullende factuur.
Btw-correcties: voorkom boetes
Als het btw-bedrag of het btw-nummer op je factuur niet klopt, kan dit gevolgen hebben voor je btw-aangifte. Een onjuiste factuur kan leiden tot boetes van de Belastingdienst. Zorg er daarom voor dat je dergelijke fouten tijdig corrigeert met een creditnota en een nieuwe, correcte factuur.
Snelle actie: factuur als ‘niet verzonden’ beschouwen
Kom je direct na het versturen achter de fout? 👉🏼 Neem dan meteen contact op met je klant en vraag of zij de factuur als ‘niet verzonden’ willen beschouwen. Bevestig dit schriftelijk (bijvoorbeeld per e-mail) en stuur vervolgens een correcte factuur. Zo houd je de administratie schoon en voorkom je extra rompslomp.
Voorkomen is beter dan genezen
Natuurlijk is het beter om fouten te voorkomen. Een kleine vergissing op je factuur kan al snel extra tijd en administratie opleveren. Controleer daarom altijd je facturen grondig voordat je ze verstuurt. Een simpele check vooraf kan je een hoop gedoe achteraf besparen.
📌 Gebruik bijvoorbeeld een checklist om te zorgen dat alle verplichte elementen correct en volledig zijn:
✅ Naam en adresgegevens van de klant
✅ Jouw bedrijfsgegevens (inclusief KvK-nummer en btw-nummer)
✅ Een unieke en opeenvolgende factuurnummering
✅ De correcte datum van uitgifte
✅ Een duidelijke omschrijving van de geleverde producten/diensten
✅ Het juiste bedrag en de correcte btw-berekening
Wil je nog zekerder zijn dat je facturen juridisch helemaal kloppen? Dan is het slim om je facturatieproces goed in te richten en vaste controles in te bouwen. Werk je met een boekhoudprogramma? Stel dan automatische checks in om fouten te minimaliseren.
Hulp nodig? Ik kijk graag met je mee!
